7 regels voor wie tijd tekort heeft

Regel 1 Vergeet de tijd

Vergeet het timemanagement. We stellen voor dat je niet naar extra tijd gaat zoeken, maar naar aandacht. De tijd is niet te rekken - een jaar telt 365 dagen, een dag 24 uur en een uur 60 minuten. Maar aandacht is wél te stretchen.

"Time is money" hoor je overal zeggen. Maar zonder aandacht is tijd waardeloos. Je werkgever betaalt je toch ook niet om acht uur aanwezig te zijn terwijl je niets substantieels doet omdat je je aandacht er niet bij hebt?

De werking van aandacht is vergelijkbaar met die van onze spieren: je kunt ze niet constant op volle kracht inzetten, want dan verzuren ze. Denk jij dat op kantoor iedereen acht uur per dag zit te werken? Vergeet dat maar snel! Vier uur perdag geconcentreerd bezig zijn, is het ab-so-lute maximum.

Regel 2 Keer je agenda om

"Een goed gevulde agenda, maar niet te druk" (Toon Gerbrands)

Veel mensen plannen hun agenda van begin tot einde dicht met dingen die ze te doen hebben, zonder daarbij rekening te houden met de aandacht die ze ervoor nodig hebben. Wij stellen voor het andersom te doen. Bepaal eerst de aandacht die je kunt geven en vul op basis daarvan je agenda in. Als je nu eerst eens een tijdje een aandachtsagenda gaat bijhouden ontdek je op welke momenten van de dag jij de beste focus hebt. Ontdek dus waar je focuspieken liggen en richt daar je agenda op in. En dat kan ook als je moet samenwerken! Of zoals Toon Gerbrands adviseert: "Maak voor jezelf het ideale weekschema en gebruik dat als ondergrens"

Regel 3 Plan in drie F'en: Focus, Flex en Free

Ideaal is om, wanneer je je aandachtspieken kent, in je dagplanning te gaan werken met drie soorten van blokken: focustime, flextime, freetime. Focus voor het aandachtsintensieve werk, flex voor de kleinere dingen die moeten gebeuren - de spreekwoordelijke konijnen - en last but not least freetime voor ontspanning.

Onderzoek aan de Universiteit van Toronto wijst uit dat werknemers het meest productief zijn als ze telkens na 52 minuten werken 17 minuten pauze nemen. En het is ook een uitgelezen kans om te dagdromen.

En nogmaals: laat die mailbox dicht tijdens je focusmomenten. Het is veel efficienter om die mails tijdens je flextime in batches af te handelen. Je zult heus niet iets van levensbelang missen. Vergelijk het met het brandalarm, dat wordt toch ook niet rondgemaild?

Regel 4 Uit het raam staren is verplicht

In het klassieke timemanagement geldt dagdromen als volstrekt tijdverlies, want als je dat doet, verricht je geen nuttig werk. Maar: aan de Universiteit van Bonn is aangetoond dat er tijdens het dagdromen proteinen worden toegevoegd aan die specifieke neuronen in ons brein die nieuwe informatie dragen. Hierdoor worden herinneringen zeer effectief vastgehouden, beter zelfs dan wanneer je ze 'bewust' gaat leren door ze te herhalen. Kinderen die uit het raam staren tijdens de les zijn dus eigenlijk niet dom bezig.

Daarom moet je dagdromen daadwerkelijk inplannen. Je moet dan geen dingen doen die je hersenen weer aan het werk zetten. Zoals de krant lezen, surfen op je Iphone etc. Maar wel: muziek luisteren, een wandeling maken, koffie zetten, iets eten....

Regel 5 Wees geen oermens

Ons primitieve brein is standaard ingesteld op "rood-licht": we leggen de focus op wat niet gaat. Wij vragen je daarom om het licht regelmatig op "geel" te zetten en je aandacht te richten op wat wel gaat. Stel jezelf ook regelmatig de vraag wat je denkt en waarom.

Gelukkig hebben wij een neocortex ontwikkeld waardoor wij niet continu in de reactiemodus hoeven te schieten. Leer tot 10 tellen en stop met reageren op continue prikkels zoals email, whatsapp en social media impulsen.

Regel 6 Doe de hond van pavlov na

Een concreet probleem: je bent al wat later op je werk vertrokken dan je van plan was, je hebt nog een paar dingen niet af, komt laat thuis en bent geirriteerd naar het thuisfront. Je wilt eigenlijk genieten van je dierbaren, maar in je hoofd blijft het malen over allemaal 'onaffe' zaken.

Je zou een manier moeten vinden om je brein te vertellen: "nu is het family time".

Een bepaald stuk muziek kan helpen om in de juiste modus te raken: voor veel mensen werkt klassieke muziek bijvoorbeeld goed om in de modus te komen voor gefocust werk. Op weg naar huis kan een grappig liedje je energie geven. Altijd hetzelfde nummer? JA! Het is een mindset: vergelijk het gerust met het Pavlov-effect.

Nog iets dat kan helpen is schrijven. Wat je opschrijft is uit je hoofd want het staat nu op papier. Doe dat schrijven ook op papier! Koop voor jezelf een mooi aantekenboek, maar ook een klein notitieblocje voor in de auto. Schrijf dingen van je af, wat je denkt maar ook wat je nog wilt of moet doen.

Tip: lees 'Getting things done' van David Allen nog een keer.

Regel 7 Verdubbel je tijd

We zijn véél te optimistisch in de inschattingen die we maken over de tijd die iets nodig heeft. Je moet natuurlijk niet alle vergaderingen dubbel zo lang gaan maken, dat heeft geen zin. Maar het is absoluut nodig om je inschattingen realistischer te maken. En dat is geen tijdsverlies want deze wijze van kijken zal je meer rust geven, en je in staat stellen om taken daadwerkelijk af te werken, zonder je te moeten opjagen omdat je het niet af krijgt. Hiermee spaar je een heleboel energie!

Bron: Het Nieuwsblad (www.nieuwsblad.be)