Tips voor visuele meetings
Met visuele meetings worden je vergaderingen en presentaties niet alleen levendiger, je maakt ook sneller duidelijk waar je naar toe wilt. Ook worden deelnemers meer betrokken en zijn zij meer bereid tot actie. Hierbij 8 tips om morgen al met visuele meetings te starten:
1. Leer jezelf het grafisch alfabet.
Iedereen kan tekenen! Door gewoon te starten en te oefenen kun je jezelf het grafisch alfabet aanleren. Begin met oefenen voor jezelf (met visueel aantekeningen maken tijdens besprekingen of seminars), breid dit uit naar een-op-een meetings om vervolgens hele sessies te gaan leiden.
2. Zorg dat je de juiste materialen hebt.
Een visuele meeting kan niet zonder een flipover, extra flipover papier, goeie stiften in verschillende kleuren, geeltjes en tape. Zorg ervoor dat je deze materialen klaar hebt liggen.
3. Begin de meeting direct visueel.
Hang in de gang een poster met pakkende titel en eenvoudig beeld, laat mensen zich grafisch inschrijven op een groot vel papier of een prangende vraag, schets de agenda op grafische wijze, etc.
4. Bereid een aantal templates voor.
Templates zijn visuele manieren om informatie te genereren, structureren en te presenteren. Bedenk voorafgaand aan de meeting wat het einddoel van de meeting is en welke templates je hierbij het beste kunt gebruiken. Oefen de templates van tevoren.
5. Creëer team-ownership.
Betrek iedereen zo veel mogelijk bij de meeting. Vraag bij de start van de meeting aan de deelnemers wat hun verwachtingen zijn en maak aan het eind van de meeting concrete afspraken over actiepunten, vervolgstappen, wie doet wat en deadlines. Breng dit visueel in kaart.
6. Ontwikkel je eigen grafische alfabet.
Je kunt templates van anderen gebruiken (bijvoorbeeld van David Sibbet of Dan Roam), maar je kunt ook zelf templates bedenken. Probeer templates uit. Wat is het effect ervan op de groep, hoe zou je dit vaker kunnen inzetten? Zo breid je je grafisch alfabet steeds meer uit.
7. Evalueer.
Vraag de deelnemers aan de meeting bij afsluiting wat ze van de meeting vonden en of hun doelen bereikt zijn. Pak de poster erbij waarop je de verwachtingen van de deelnemers bij de start van de meeting in kaart hebt gebracht.
8. Maak een visueel verslag van de meeting.
Maak foto's met je smartphone, zodat je deze kunt doorsturen, of gebruik de flipposters om in de gang of je kantoor op te hangen, zodat iedereen wordt herinnerd aan het resultaat.
-- MEER INFORMATIE? --
Schrijf je in voor de workshop Visuele Meetings & Storytelling die wij organiseren i.s.m. Business Models Inc.
