Het gaat om de samenvatting!
Blog door Michiel Boswinkel
Gisteren gebeurde het weer eens. Ik zat met de schrijver van een flink rapport om tafel. Zij had te horen gekregen dat haar rapport ‘veel te dik' was. Niet onbegrijpelijk, de tekst besloeg van kaft tot kaft 76 pagina's. Ik weet niet hoe het u vergaat, maar wanneer ik een rapport, nota of wat dan ook op m'n bureau vind en besluit deze te lezen (omdat het moet bijvoorbeeld), dan lees ik van die hele tekst alleen de samenvatting. U toch ook? Daarin staat immer in een notendop waar het om gaat.
Maar daarachter zitten bladzijden vol met nog meer tekst. Allemaal uitgeschreven, gecheckt en geredigeerd, door de spellingcontrole gehaald en mooi in de huisstijl opgemaakt. Er is veel tijd en moeite aan besteed. Te veel tijd en moeite, want bijna niemand leest dikke dossiers. Of het nu een beleidsnota is, een projectbeschrijving of een onderzoeksrapport, het probleem is universeel: de stukken zijn te lang, veelomvattend en te taai om door te worstelen.
Stelling:
‘De meeste aandacht van schrijvers – en van hun leidinggevenden – gaat naar precies die tekstdelen die door de minste mensen gelezen worden: de vele bladzijden achter de samenvatting.'
Dat is zonde van de tijd en moeite. En van de bomen en het milieu! Meer aandacht dus voor de samenvatting! En minder aandacht voor de rest van nota's, rapporten en plannen. Besteed minder tijd aan het schrijven van die bladzijden en meer aan de vraag hoeveel van die informatie eigenlijk nodig is.
Dat gaat ons als lezers veel opleveren: betere samenvattingen bijvoorbeeld en daardoor veel minder leestijd en minder frustratie.
Waarom schrijven we toch van die lange stukken tekst?
Sinds ik me zo'n twintig jaar geleden ben gaan bezig houden met zakelijke teksten heb ik herhaaldelijk vastgesteld dat schrijvers hun denkwerk verwarren met hun tekst.
Of het nu gaat om ingenieurs, projectleiders, managers of toezichthouders, meestal gaat het als volgt: zodra het onderzoek, de analyse, het denkwerk is afgerond, denkt de schrijver: ‘Zo! Nu alleen nog alles op papier.' Dat leidt er meestal toe dat een nota of rapport (net als de voorgaande jaren) een verslag wordt van een onderzoek. De inhoud en volgorde van het rapport zijn de inhoud en volgorde van de expert. Ook hier in het voorbeeld van het rapport van 76 bladzijden!
Dat levert niet een tekst op waar de lezer persé gelukkig van wordt. Lezers hebben namelijk – kijk of ook u het ermee eens bent – liefst de inhoud waar zij wat aan hebben, liefst in de volgorde waarin zij die inhoud kunnen gebruiken. Dus niet een onderzoek-in-de-volgorde-van-het-onderzoek, maar een antwoord op de vraag: ‘Wat heeft het onderzoek opgeleverd dat voor mij interessant is?' En daar achteraan liefst niet alsnog het hele onderzoek, maar alleen die informatie die de vragen van de lezer beantwoordt.
Conclusie
En op dit punt in het gesprek met de 76-pagina's-schrijfster vroeg ze mij: Dus die ‘samenvatting' van mij is de eigenlijke tekst?
Tja, dat klopt. Dat wat ook jij tot voor kort ‘de samenvatting' noemde, dat tekstdeel dat wij als lezers eigenlijk als enige lezen, dat is je tekst. Daarin doen de meeste schrijvers nog wèl moeite om de boel af te stemmen op de behoefte van een lezer.
En als je tóch twee teksten wilt schrijven, zeg: een samenvatting en een nota, overweeg dan een keer om de samenvatting te promoveren tot de hoofdtekst (lekker kort, maximaal twee bladzijden) en de nota te zien als een bijlage-voor-kleiner-publiek. Gewoon doen!
Michiel Boswinkel verzorgt twee keer per jaar bij Focus Conferences de workshop Overtuigen op 1 A4. Met zijn bewezen zesstappenplan maakt u uw teksten overtuigend én bondig.
