5 tips om productiever te worden

Ook dat gevoel niet in control te zijn? Stop met rennen als een kip zonder kop. 5 tips om meer uit je werkdag te halen.

Ondernemers staan niet bekend als lui. Integendeel, ze willen ze juist dat extra stapje harder zetten. Het gaat immers om hun eigen centen. De avonduren of zondagen opofferen voor de zaak, zal velen niet onbekend in de oren klinken. Een veel gehoorde klacht is ook: 'Ik ren wel heel erg hard, maar ik kom naar mijn gevoel niet voldoende vooruit.' Je slaat de deuren aan het einde van de dag dicht met het idee dat je eigenlijk niet genoeg bereikt hebt. 5 tips om orde in de chaos aan te brengen en balans aan te brengen.

1. Werk slimmer, niet harder

Een veelgemaakte fout: als ik maar ontzettend veel uren in mijn zaak stop, dan komt het uiteindelijk wel goed. Leg je eigen productiviteit langs een andere meetlat. Niet het aantal uren en de energie die je in dingen stopt tellen, maar juist de behaalde resultaten. Dat vergt een omslag in denken. Stel: je moet een groot probleem oplossen. Blok dan niet zomaar een hele middag in je agenda. Deel de oplossing ervan op in kleinere taken, die je zo nodig tussen andere werkzaamheden door kunt plannen. Iedere mijlpaal die je dan bereikt, geeft je een positief gevoel. Dat werkt meer motiverend dan het aanhikken tegen een megaprobleem.

2. Maak je to do-lijst vooral niet te lang

De dag beginnen met een lijstje met taken is heel goed. Dat zal je vast ook al wel doen. De truc is om niet teveel taken toe te voegen aan je lijst. Beperk je tot 3 hoofdtaken die je die dag beslist wilt doen. Dat dwingt je om na te denken over de prioriteiten. Voeg er vervolgens een aantal mogelijke werkzaamheden aan toe als je nice to have. Spreek met jezelf af dat je die alleen zult uitvoeren als je je hoofdtaken hebt afgerond. Een extra tip: maak je to do-lijst de dag ervoor. Dan slaap je beter. En werk de punten het liefst direct in de ochtend af.

3. Traceer je verloren uren

Je maakt wel lange dagen, maar je bent je misschien helemaal niet bewust van de hoeveel ineffectieve tijd die er in zo'n dag insluipt. Van het checken van persoonlijke e-mails, even wat informatie over een klant op de website opzoeken, om je vervolgens druk te maken over het aanpassen van de contactpagina op je website. Je dwarrelt van ene bezigheid naar de andere. De verloren minuten, tellen uiteindelijk op naar een getal waarvan je waarschijnlijk hard zal schrikken. Houd een week lang bij waaraan jij je tijd besteedt. Zo vind je de bottlenecks in je eigen werkgedrag. Blijk je bijvoorbeeld best wel veel tijd bezig te zijn met surfen op het internet? Wees streng naar jezelf en leg jezelf een quotum op. Apps zoals RescueTime en Any.do kunnen je helpen grip je krijgen op je verloren uren.

4. Zorg voor een ochtendritueel

Het is je wederom gelukt om vroeg op kantoor te zijn, vervolgens duurt het wel een uur voordat er iets zinnigs gedaan wordt. Je hebt die to do-lijst, maar je hikt op een of andere manier aan tegen het moment om echt van start te gaan. Om ervoor te zorgen dat je gemotiveerd bent, dien je zoveel mogelijk routine te creëren aan het begin van de dag. Opstaan, hardlopen, douchen, altijd 15 minuten met een kop koffie erbij je favoriete nieuwssites te bekijken, zorg voor een vast patroon. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je altijd na die 15 minuten koffieleuten je telefoon weglegt, die sites weg klikt en dan aan de slag gaat. Probeer ook op vrije dagen zoveel mogelijk aan dat opstartritueel vast te houden. Het zorgt ervoor dat je minder snel terugvalt in oud gedrag.

5. Weet wanneer je gas terug moet nemen

Misschien nog wel belangrijker dan op gang komen, is het weer afbouwen. Zorg voor genoeg momenten op de dag waarin je even stoom kunt afblazen. Ook hierbij geldt: zorg voor vaste patronen. Iedere avond na het tandenpoetsen, en een ommetje, nog even op je iPad een half uur Pauw en Witteman meepakken, maar dan het licht uitdoen. Na ieder uur werken altijd even 5 minuten je verstand op nul zetten en het raam uit staren met je benen omhoog op de vensterbank. Het blokje om met collega's na de lunch tot vaste prik maken. Zorg ervoor dat je dit soort ontspanmomenten in je dag inbouwt. Je zult zien dat het verzetten van de aandacht, je een stuk minder gestrest maakt. En daardoor je werkzaamheden met meer aandacht kunt doen. En dus weer veel productiever wordt.