Zo win je niet één, maar twee dagen
Dat je dit artikel leest is een behoorlijke prestatie, want geef maar toe: eigenlijk heb je het veel te druk. Niets van waar? De kans is groot dat je dan juist wél een overvolle agenda hebt, want mensen liegen gemakkelijker onder tijdsdruk. Je hebt het dus druk, punt, maar gelukkig valt daar iets aan te doen.
Volg onderstaande tips van business thinker Taco Oosterkamp op en je wint minstens twee dagen, die je kan besteden aan andere/betere/leukere zaken. Een van onze programma's bezoeken bijvoorbeeld.
#1. DOE GEWOON NIETS
Het gaat waarschijnlijk wat tegen je natuur in, maar neem gewoon een dagje vrij. Dat lijkt alleen maar tijdverlies op te leveren, maar juist door afstand te nemen, komen zaken beter in perspectief te staan, vertelt Oosterkamp. 'Doe niets wat met werk te maken heeft. Zet je smartphone uit en lees geen e-mail, ga alleen maar leuke dingen doen. Je moet zo'n dag niet verplicht de dingen gaan doen die je vindt dat je moet doen, maar rust gewoon eens goed uit. Momenten van ontspanning zijn noodzakelijk om nieuwe eureka-momenten te krijgen, het zorgt voor meer helderheid. In je onderbeuwstzijn ben je op dat soort momenten nog steeds bezig met problemen oplossen. Veel managers zijn helaas nooit echt vrij, ze zijn tegenwoordig opgelucht als er wifi op de camping is. Daardoor raken ze hun creativiteit kwijt, want creativiteit neemt af als je steeds hetzelfde doet.'
#2. DOE IETS WAT NIET URGENT IS
Nee, je mag nog steeds niet aan de slag met de belangrijkste agendapunten. Beter is het volgens Oosterkamp om je voor een bepaalde periode te storen op zaken die juist niet direct belangrijk zijn. 'Begin de dag met dingen die niet urgent zijn, maar wel leuk om te doen. Start niet meteen met je inbox, maar denk bijvoorbeeld na hoe je het teamoverleg efficienter kan maken, werk een uurtje aan een nieuw voorstel voor de raad van bestuur of ga twee uur sparren met medewerkers over onderliggende problemen. Werk dus aan de zaken die je voor je uitschuift. Urgente zaken doe je later op de dag namelijk toch wel, je vindt vanzelf wel een manier om die te doen.' Ok, klinkt leuk, maar wat als je daardoor iedere dag moet overwerken om de urgente zaken af te ronden? Oosterkamp: 'Dan moet je jezelf de vraag stellen waarom je zoveel urgente dingen moet doen. Waarom werk je tot acht uur 's avonds? Gebruik het eerste uur van de dag om na te denken hoe je dat kan oplossen. Je legt je dan niet meer neer bij de situatie, maar lost de problemen pro-actief op.'
#3. LAAT KLUSJES DOOR EEN ANDER DOEN
Delegeren kun je leren, maar dat leerproces blijkt lastig. Oosterkamp: 'Managers doen veel te veel zelf. Het uurloon van een manager is veel hoger dan dat van een medewerker, dus verdoen ze hun tijd met werk dat goedkoper door een ander kan worden gedaan. Ze hebben het niet door, vaak wordt zoiets gevoed door emotie, managers denken dat ze het zelf beter kunnen.' Oosterkamp zegt dat managers een lijst met klusjes moeten maken, klusjes die uitbesteed kunnen worden. Dat bespaart tijd en voorkomt frustratie. 'Eén van mijn klanten laat de receptioniste facturen controleren. Dat scheelt een uur per dag, en de receptioniste is blij dat ze niet alleen haar nagels hoeft te lakken.' Ook ingewikkelder zaken kunnen worden uitbesteed, door ze op te knippen in losse stukjes. Een volledig rapport kan niet door iedereen gemaakt worden, maar een deel van de research kan vast en zeker door een medewerker worden gedaan. Oosterkamp: 'Je kan ook privézaken uitbesteden, dat is vaak makkelijker. Huur een klusjesman in, dan kan jij gewoon aan het marketingplan werken.'
#4. LAAT DENKWERK DOOR EEN ANDER DOEN
In het verlengde van punt #3 kan je medewerkers ook (een deel) van het denkwerk laten doen. Zo dwingt Oosterkamp zelf zijn medewerkers om alleen maar mailtjes te sturen waar hij met 'ja' of 'nee' kan antwoorden. Oosterkamp: 'Medewerkers leren zo na te denken in oplossingen. Ze zijn standaard gewend om zaken af te schuiven, problemen als het ware naar boven te delegeren. Ze lopen daardoor geen risico, het voelt lekker veilig. Met binaire e-mails haal je die veiligheid weg. Dat zal even stressen zijn voor ze, maar het zorgt ook voor meer uitdaging en als het goed is meer plezier.' Voor mailtjes met open vragen heeft Oosterkamp een standaardreactie klaarstaan: of de medewerker in kwestie de vraag nog een keer als ja-nee-vraag kan stellen? 'Zo verander je de communicatie, zelfs als je het niet eens bent met het werk van een medewerker krijg je een heel ander gesprek. Je neemt hun probleemoplossend vermogen serieuzer.'
#5. DOE ZELF ALLEEN WAAR JE GOED IN BENT (EN WAAR JE IETS TOEVOEGT)
Tijd om dan eindelijk zelf aan de slag te gaan, maar dan wel gericht. Er wordt namelijk veel tijd verloren omdat mensen niet precies weten waar ze waarde toevoegen, zegt Oosterkamp. 'Ik kan zelf bijvoorbeeld ook de boekhouding gaan doen binnen mijn bedrijf, maar ik vind dat saai cijferwerk. Een boekhouder is daar veel beter in en haalt daar zelfs lol uit, dus huur ik een boekhouder in. Veel mensen doen echter juist wat niet bij ze past, terwijl de kracht van samenwerken is dat we allemaal van iets anders houden. Door de juiste mensen de juiste dingen te laten doen, kan iedereen blij worden van zijn werk. Als ik als coach bij bedrijven langskom, is de grootste eye-opener dat het belangrijk is wie je zelf bent. Wat werkt voor jou? Dat is een vraag die beantwoord moet worden.'
#6. DOE WAT JE MOET DOEN
En vervolgens? Gewoon doen wat je moet doen. Het klinkt misschien als een dooddoener, want dat, eh, doe je toch al? Goede vraag. Kijk eens wat uitgebreider naar je functieomschrijving, zegt Oosterkamp, om te checken waar je écht mee bezig moet zijn. 'Wat zijn je targets, met welke KPI's moet je rekening houden? Als je daar niet tachtig procent van je tijd aan besteedt, waarom staat het dan wel in je functieomschrijving?' Inderdaad, goede vraag. Volgens Oosterkamp kan het helpen om eens nuchter te kijken waar je precies voor bent ingehuurd. 'Het wordt dan makkelijker om hoofd- en bijzaken te scheiden. Zorg dat je de targets af en toe onder ogen krijgt, dat maakt het makkelijker om te weten waar je tijd naartoe moet gaan.'
