Teksten die niemand gelukkig maken
In mijn werk kom ik mooie voorbeelden tegen van teksten die niemand gelukkig maken. Schrijvers zitten ertegenaan te hikken en lezers kunnen de weg niet vinden. Graag help ik dan de wereld beter te maken. Schrijvers krijgen adviezen die hun teksten zó verbeteren dat:
1. het voor henzelf prettiger wordt om ze te schrijven
2. hun lezers een tekst voorgeschoteld krijgen
waarin gewoon staat wat ze willen weten.
Hieronder leest u een voorbeeld, inclusief het advies dat we gegeven hebben om de situatie te verbeteren. Misschien hebt u er iets aan in uw praktijk.
Nieuwe procedures?
Wat er gebeurde: Een accountancyfirma had een flinke slag gemaakt met automatisering, vonden ze zelf. Iedere accountant een eigen laptop, en op kantoor verschillende docking stations. Daardoor waren wel nieuwe afspraken nodig over inloggen, printen en netwerktoegang. Dat leidde tot hilarische toestanden, zoals u begrijpt.
Het management besloot orde te scheppen, het onderwerp kwam op de MT-agenda. Ze vroegen daarom aan een van de systeembeheerders om alle problemen eens op een rijtje te zetten.De systeembeheerder zette zich aan het schrijven. Na een alinea of dertien over de verschillende problemen kwam hij bij mogelijke oplossingen. Tegen tienen was hij toe aan keuzecriteria. Net na middernacht was de tabel af met zeven verschillende oplossingen afgezet tegen vijf criteria. Hij besloot de volgende ochtend verder te gaan met het advies. Om vijf uur ging zijn wekker. Vlak voor de MT-vergadering van 10.00 uur was het klaar, in negenvoud, voor ieder MT-lid één. Bij het openen van de vergadering werden de negen MT-leden steeds joliger. Niet om het stuk, tekstueel was het prachtig, maar om de uren werk die ze erin terugzagen. Al die tijd was helemaal niet nodig geweest. Het MT had namelijk al lang een oplossing klaar liggen: een kant en klare procedure, gestolen van een concurrerend bedrijf. Ze wilden alleen checken of met hun idee alle knelpunten nu waren opgelost.Daarvoor wilden ze één A4'tje: een overzicht van huidige problemen. De systeembeheerder werd nog wel even hartelijk bedankt voor zijn moeite.
Hoe het beter kan
Zorg voor een duidelijke opdracht voor je gaat schrijven! Veel schrijvers zijn geneigd te veel te doen. Graag trekken we als schrijvers zelf wel even de conclusie, ook als niemand daarom vraagt. Veel tijd (en dus ook veel frustratie) kan voorkomen worden als schrijvers pas gaan schrijven als ze zeker zijn van de precieze vraag van de opdrachtgever. En van het doel dat de opdrachtgever daarmee wil bereiken.
Michiel Boswinkel geeft de workshop Overtuigen op 1 A4 op dinsdag 20 maart en donderdag 19 april.
