Het spel dat organisatie heet

Focus Conferences organiseerde een collegereeks over de toekomst van organisaties: Organisatie 3.0. Ben Kuiken doet verslag. Vandaag deel 5: de complexiteitstheorie van Nol Groot.

Chaos op het spoor. Een defecte trein veroorzaakt een opstopping tussen Zwolle en Amersfoort. De machinist in een van de treinen bereikt Zwolle niet op tijd en is te laat voor zijn vervolgrit naar Enschede. De treinen uit Rotterdam en Den Haag hopen zich op tussen Utrecht en Amersfoort. Binnen een half uur verspreidt de chaos zich als een olievlek over het land.

Hoe een klein incident enorme gevolgen kan hebben, vertelt ons de chaostheorie. Op basis hiervan is in de wiskunde het complexiteitsdenken ontstaan, dat ervan uitgaat dat de uitkomst van een systeem (bijvoorbeeld van een organisatie) wordt bepaald door het gedrag en de interactie van de afzonderlijke onderdelen. Ontwikkelingen vinden plaats zonder plan of blauwdruk en zijn in hoge mate zelforganiserend. Medewerker A zegt tegen medewerker B dat hij de nieuwe manager maar niks vindt en voor je het weet gaat dat zijn eigen leven leiden en kan die manager wel inpakken. Eén medewerker komt steevast te laat op zijn werk en voor je het weet is afspraak binnen de organisatie niet langer afspraak.

Geen controle
Dit gegeven, waarvoor steeds meer bewijs te vinden is, is behoorlijk slikken voor managers die denken het stuur vast in handen te hebben of in elk geval vinden dat ze het in handen moeten hebben. Het betekent namelijk dat wat voor mooie plannetjes je ook bedenkt, hoe je ook trekt of sleurt, hoeveel incentives en straffen je ook uitvaardigt, grip op de organisatie heb je niet. Er zijn geen knoppen waar je op kunt drukken om de organisatie de goede kant op te sturen.

Het goede nieuws volgens ex-NS-directeur en hoogleraar Management en Complexiteit aan de Open Universiteit Nol Groot is echter dat je als manager weliswaar geen directe controle hebt, invloed heb je wel. Je bent namelijk één van de actoren in het spel dat organisatie heet, je bent medevormgever van de locale processen die uiteindelijk bij elkaar opgeteld het geheel vormen. Maar dat betekent wel dat je daar moet zijn waar zich die processen afspelen: op de werkvloer. Dat betekent dat je het gesprek moet aangaan met die andere actoren, de medewerkers, de klanten en de ondersteunende diensten. Dat betekent dat je het gesprek tussen hen op gang moet brengen, en dat je het met elkaar weer moet hebben over waar het over zou moeten gaan.

Organisatie 3.0
Dat heeft dus ook consequenties voor de inrichting van de organisatie. De manager moet uit zijn ivoren toren komen en terug naar de werkvloer, bij voorkeur als meewerkend voorman in kleine teams van medewerkers die elkaar blind kunnen vinden. Ook dat is Organisatie 3.0, dat dus niet alleen beperkt blijft tot hippe, jonge internetbedrijfjes of alternatieve thuiszorginstellingen, maar  ook gerealiseerd kan worden in een traditioneel en hiërarchisch bedrijf als de NS. Dat is namelijk ook een kenmerk van 3.0: dat er geen ‘one size, fits all' meer bestaat. Elke situatie vraagt om zijn eigen, specifieke oplossing. Dat zal voor veel mensen wel even wennen zijn.